ड्रॉप-डाउन लिस्ट तयार करणे टेबलला भरण्याच्या प्रक्रियेत एक पर्याय निवडताना केवळ वेळेची बचत करू देते परंतु चुकीच्या डेटा चुकीच्या इनपुटपासून स्वत: ला संरक्षित ठेवण्यास देखील अनुमती देते. हे अतिशय सोयीस्कर व व्यावहारिक साधन आहे. एक्सेलमध्ये ते कसे सक्रिय करावे आणि ते कसे वापरावे तसेच त्या हाताळण्याच्या काही अन्य गोष्टी जाणून घेऊ या.
ड्रॉपडाउन यादी वापरणे
ड्रॉप-डाउन किंवा ते म्हणतात की ड्रॉप-डाउन सूच्या बर्याचदा टेबलमध्ये वापरल्या जातात. त्यांच्या सहाय्याने, आपण सारणी अॅरेमध्ये प्रविष्ट केलेल्या मूल्यांची श्रेणी मर्यादित करू शकता. ते आपल्याला पूर्व-तयार सूचीमधून केवळ मूल्य प्रविष्ट करण्याची निवड करण्याची परवानगी देतात. हे एकाच वेळी डेटा एंट्री प्रक्रिया जलद करते आणि त्रुटीविरूद्ध संरक्षण करते.
निर्मिती प्रक्रिया
सर्वप्रथम, ड्रॉप-डाउन यादी कशी तयार करावी हे समजावून घ्या. हे करण्याचा सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे नावाच्या साधनासह "डेटा सत्यापन".
- आपण ड्रॉप-डाउन सूची ठेवण्याची योजना असलेल्या सेलमध्ये, सारणी अॅरेचे स्तंभ निवडा. टॅबवर जा "डेटा" आणि बटणावर क्लिक करा "डेटा सत्यापन". तो ब्लॉक मध्ये टेप वर स्थानिकीकृत आहे. "डेटासह कार्य करणे".
- साधन विंडो सुरू होते. "मूल्य तपासा". विभागात जा "पर्याय". क्षेत्रात "डेटा प्रकार" यादीतून निवडा "सूची". शेतात त्या हलवल्यानंतर "स्त्रोत". येथे आपल्याला सूचीमधील वापरासाठी आयटमचा एक समूह निर्दिष्ट करण्याची आवश्यकता आहे. हे नावे मॅन्युअलीमध्ये प्रविष्ट केले जाऊ शकतात किंवा आपण अन्यत्र अन्यत्र एक्सेल दस्तऐवजात ठेवल्यास आपण त्यांच्याशी दुवा साधू शकता.
जर मॅन्युअल इनपुट निवडले असेल तर प्रत्येक सूची घटक अर्धविरामाने क्षेत्रामध्ये प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे (;).
आपण आधीपासून अस्तित्वात असलेल्या सारणी अॅरेमधून डेटा काढू इच्छित असल्यास, तो जिथे स्थित आहे तेथे तो शीटवर जा (जर तो दुसर्या ठिकाणी स्थित असेल तर), कर्सर क्षेत्राच्या आत ठेवा "स्त्रोत" डेटा प्रमाणीकरण विंडोज, आणि नंतर यादी स्थित असलेल्या सेलची अॅरे निवडा. प्रत्येक व्यक्ती सेल स्वतंत्र यादी आयटम आहे हे महत्त्वाचे आहे. त्यानंतर, निर्दिष्ट श्रेणीची समन्वय क्षेत्रामध्ये दिसू नये "स्त्रोत".
संप्रेषण स्थापित करण्याचा आणखी एक मार्ग म्हणजे नावांच्या सूचीसह अॅरे असाइन करणे. डेटा मूल्य निर्दिष्ट केलेल्या श्रेणी निवडा. फॉर्म्युला बारच्या डाव्या बाजूला नेमस्पेस आहे. डीफॉल्टनुसार, जेव्हा श्रेणी निवडली जाते, प्रथम निवडलेल्या सेलचे निर्देशांक प्रदर्शित केले जातात. आम्ही, आपल्या हेतूंसाठी, फक्त ते नाव प्रविष्ट करा जे आपण अधिक योग्य मानतो. नावासाठी मुख्य आवश्यकता अशी आहे की ती पुस्तकात अनन्य आहे, यात काही जागा नाहीत आणि आवश्यकतेने पत्राने सुरुवात होते. आता या नावामुळेच आम्ही पूर्वी ओळखलेली श्रेणी ओळखली जाईल.
आता क्षेत्रातील डेटा सत्यापन विंडोमध्ये "स्त्रोत" अक्षर सेट करण्याची गरज आहे "="आणि नंतर ते नाव प्रविष्ट केल्यानंतर लगेच आम्ही श्रेणीवर नियुक्त केले. कार्यक्रम त्वरित नावाचे आणि अॅरे दरम्यान कनेक्शन ओळखते आणि त्यामध्ये असलेल्या यादीची सूची तयार करते.
परंतु ती स्मार्ट सारणीमध्ये रुपांतरीत केली असल्यास सूची वापरण्यासाठी ते अधिक प्रभावी होईल. अशा सारणीमध्ये मूल्य बदलणे सोपे जाईल, ज्यायोगे सूची आयटम स्वयंचलितपणे बदलल्या जातील. अशा प्रकारे, ही श्रेणी प्रत्यक्षात लुकअप सारणीत रुपांतरीत होईल.
श्रेणीस स्मार्ट सारणीमध्ये रूपांतरित करण्यासाठी, ते निवडा आणि ते टॅबवर हलवा "घर". तेथे आपण बटणावर क्लिक करू "सारणी म्हणून स्वरूपित करा"ब्लॉक मध्ये टेप वर ठेवली आहे जे "शैली". शैलींचा एक मोठा गट उघडतो. एका विशिष्ट शैलीची निवड सारणीच्या कार्यक्षमतेस प्रभावित करीत नाही आणि म्हणून आम्ही त्यापैकी कोणतीही निवड करतो.
त्यानंतर निवडलेल्या अॅरेचा पत्ता असलेल्या लहान विंडो उघडेल. जर निवड योग्यरित्या केली गेली असेल तर काहीही बदलण्याची गरज नाही. आमच्या श्रेणीमध्ये शीर्षक नसल्यामुळे आयटम आहे "शीर्षलेखांसह सारणी" टिकू नये. विशेषतः आपल्या बाबतीत, कदाचित शीर्षक लागू केले जाईल. तर आपल्याला फक्त बटण दाबावा लागेल. "ओके".
या श्रेणी नंतर सारणी म्हणून स्वरूपित केले जाईल. आपण हे निवडल्यास, आपण नावाच्या फील्डमध्ये ते नाव स्वयंचलितरित्या नियुक्त केले जाऊ शकते. हे नाव क्षेत्रामध्ये समाविष्ट करण्यासाठी वापरले जाऊ शकते. "स्त्रोत" पूर्वी वर्णन केलेल्या अल्गोरिदम वापरून डेटा सत्यापन विंडोमध्ये. परंतु, जर आपण एखादे भिन्न नाव वापरू इच्छित असाल तर आपण फक्त नेमस्पेस टाइप करून त्यास बदलू शकता.
सूची दुसर्या पुस्तकात ठेवली असल्यास, ते योग्यरितीने प्रतिबिंबित करण्यासाठी आपल्याला फंक्शन लागू करणे आवश्यक आहे फ्लॉस. निर्दिष्ट ऑपरेटरचा मजकूर फॉर्ममधील पत्रक घटकांवरील "अति-पूर्ण" दुवे तयार करण्याचा हेतू आहे. प्रत्यक्षात, प्रक्रिया केवळ पूर्वीच्या वर्णित प्रकरणांप्रमाणेच अचूकपणे केली जाईल "स्त्रोत" वर्णानंतर "=" ऑपरेटरचे नाव सूचित करावे - "डीव्हीएसएसवायएल". त्यानंतर, पुस्तकाचे नाव आणि पत्रकासह श्रेणीचा पत्ता, या फंक्शनचे आकुंचन म्हणून निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे. प्रत्यक्षात, खाली प्रतिमेत दर्शविल्याप्रमाणे.
- या वेळी आम्ही बटण क्लिक करून प्रक्रिया समाप्त करू शकलो. "ओके" डेटा सत्यापन विंडोमध्ये, परंतु आपल्याला आवडल्यास आपण फॉर्म सुधारू शकता. विभागात जा "इनपुट संदेश" डेटा सत्यापन विंडो. येथे क्षेत्र "संदेश" आपण ड्रॉप-डाउन सूचीसह सूची आयटमवर फिरवून वापरकर्त्यांना दिसेल असा मजकूर लिहू शकता. आम्ही आवश्यकतेचा संदेश लिहितो.
- पुढे, विभागाकडे जा "त्रुटी संदेश". येथे क्षेत्र "संदेश" जेव्हा आपण चुकीचा डेटा प्रविष्ट करण्याचा प्रयत्न करता तेव्हा वापरकर्ता त्या मजकूरास प्रवेश करू शकतो, म्हणजेच, ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये नसलेला कोणताही डेटा. क्षेत्रात "पहा" आपण चिन्ह निवडू शकता जे एक चेतावणी असेल. संदेशाचा मजकूर एंटर करा आणि वर क्लिक करा "ओके".
पाठः एक्सेलमध्ये ड्रॉप-डाउन यादी कशी तयार करावी
कार्यप्रदर्शन
आता आपण वर तयार केलेल्या टूलवर कसे कार्य करावे ते पाहू या.
- जर आपण ड्रॉप-डाउन यादी लागू केली त्या शीटच्या कोणत्याही घटकावर कर्सर ठेवल्यास, आम्ही डेटा सत्यापन विंडोमध्ये पूर्वी प्रविष्ट केलेला एक माहितीपूर्ण संदेश दिसेल. याव्यतिरिक्त, सेलच्या उजवीकडे एक त्रिकोणी चिन्ह दिसेल. ते सूची आयटम निवडण्यासाठी कार्य करते. आम्ही या त्रिकोणावर क्लिक करतो.
- त्यावर क्लिक केल्यानंतर, सूचीतील ऑब्जेक्ट्स मधील मेनू उघडेल. यामध्ये सर्व घटक समाविष्ट आहेत जे डेटा सत्यापन विंडोद्वारे पूर्वी प्रविष्ट केले गेले होते. आम्ही आवश्यक असलेले पर्याय निवडतो.
- निवडलेला पर्याय सेलमध्ये प्रदर्शित होतो.
- आम्ही सेलमध्ये प्रवेश करणार्या कोणत्याही मूल्यामध्ये प्रवेश करण्याचा प्रयत्न केल्यास, ही क्रिया अवरोधित केली जाईल. त्याच वेळी, आपण डेटा सत्यापन विंडोमध्ये एखादा चेतावणी संदेश प्रविष्ट केला असेल तर तो स्क्रीनवर प्रदर्शित केला जाईल. चेतावणी विंडोमध्ये बटण क्लिक करणे आवश्यक आहे. "रद्द करा" आणि योग्य डेटा प्रविष्ट करण्यासाठी पुढील प्रयत्नांसह.
अशा प्रकारे, आवश्यक असल्यास, संपूर्ण सारणी भरा.
नवीन आयटम जोडत आहे
परंतु अद्याप आपल्याला नवीन आयटम जोडण्याची आवश्यकता असल्यास काय करावे? डेटा सत्यापन विंडोमध्ये आपण नक्कीच सूची कशी तयार केली याबद्दल येथे क्रियांवर अवलंबून आहेः मैन्युअलपणे प्रविष्ट केले आहे किंवा सारणी अॅरेमधून ड्रॅग केले आहे.
- सूची तयार करण्यासाठी डेटा सारणी अॅरेमधून काढला गेला असेल तर त्यावर जा. सेल श्रेणी निवडा. हे स्मार्ट टेबल नसल्यास, परंतु साध्या डेटा श्रेणीनुसार, आपल्याला अॅरेच्या मध्यभागी एक स्ट्रिंग घालण्याची आवश्यकता आहे. आपण "स्मार्ट" सारणी लागू केल्यास, या प्रकरणात ते खाली असलेल्या पहिल्या पंक्तीत आवश्यक मूल्य प्रविष्ट करणे पुरेसे आहे आणि ही पंक्ती तात्काळ सारणीमध्ये समाविष्ट केली जाईल. आम्ही वर उल्लेख केलेल्या स्मार्ट टेबलचा हाच फायदा आहे.
परंतु समजा आपण सामान्य श्रेणीचा वापर करुन अधिक जटिल केस हाताळत आहोत. तर, निर्दिष्ट अॅरेच्या मध्यभागी असलेले सेल निवडा. या सेलच्या वर आणि त्याखाली आणखी एक अॅरे रेखा असावी. उजवे माऊस बटण असलेल्या चिन्हावर क्लिक करा. मेनूमध्ये, पर्याय निवडा "पेस्ट करा ...".
- एक विंडो सुरू झाली आहे, जिथे आपण निविष्ट ऑब्जेक्ट निवडला पाहिजे. पर्याय निवडा "स्ट्रिंग" आणि बटणावर क्लिक करा "ओके".
- तर एक रिकामी ओळ जोडली आहे.
- आम्ही त्यामध्ये मूल्य प्रविष्ट करतो जी आपल्याला ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये प्रदर्शित करायची आहे.
- त्यानंतर, आम्ही टेबल अॅरेकडे परत या जिथे ड्रॉप-डाउन सूची स्थित आहे. अॅरे मधील कोणत्याही सेलच्या उजवीकडे असलेल्या त्रिकोणावर क्लिक केल्यावर आपल्याला आवश्यक असलेले मूल्य आधीच विद्यमान सूची घटकांमध्ये जोडले गेले आहे. आता आपण इच्छित असल्यास आपण ते टेबल घटकात समाविष्ट करण्यासाठी ते निवडू शकता.
परंतु व्हॅल्यूजची यादी वेगळ्या टेबलवरुन काढल्यास काय करावे, परंतु काय करावे? या प्रकरणात एक घटक जोडण्यासाठी देखील त्याच्या स्वत: च्या क्रियांच्या अल्गोरिदम आहेत.
- संपूर्ण सारणी श्रेणी निवडा, त्यातील घटक ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये स्थित आहेत. टॅब वर जा "डेटा" आणि पुन्हा बटणावर क्लिक करा "डेटा सत्यापन" एका गटात "डेटासह कार्य करणे".
- इनपुट सत्यापन विंडो सुरू होते. विभागात जा "पर्याय". जसे की तुम्ही पाहु शकता, येथे सर्व सेटिंग्स नेमके प्रमाणेच आहेत. आम्ही या प्रकरणात क्षेत्रामध्ये स्वारस्य असेल "स्त्रोत". आम्ही तेथे आधीपासूनच सेमिकॉलनद्वारे विभक्त केलेल्या यादीत समाविष्ट करतो;) मूल्य किंवा मूल्य जे आपल्याला ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये पाहायचे आहे. जोडल्यानंतर आम्ही वर क्लिक करा "ओके".
- आता आपण टेबल अॅरे मध्ये ड्रॉप-डाउन लिस्ट उघडल्यास, तेथे तेथे जोडलेले मूल्य दिसेल.
आयटम काढा
सूची घटक काढणे अचूक समान अल्गोरिदम व्यतिरिक्त जोडण्यानुसार केले जाते.
- डेटा सारणी अॅरेमधून काढला असल्यास, या सारणीवर जा आणि सेलवर उजवे-क्लिक करा जेथे मूल्य स्थित आहे, जे हटविले जावे. संदर्भ मेनूमध्ये, पर्यायावरील निवड थांबवा "हटवा ...".
- उघडल्या जाणार्या पेशी उघडण्याची विंडो जवळजवळ समान आहे. येथे पुन्हा आपण स्थितीकडे स्विच सेट केले "स्ट्रिंग" आणि वर क्लिक करा "ओके".
- टेबल अॅरे मधील स्ट्रिंग, आपण पाहत आहोत, डिलीट झाले आहे.
- आता आपण टेबलवर परत जाऊ या जेथे ड्रॉप-डाउन सूची असलेले सेल्स स्थित आहेत. आपण कोणत्याही सेलच्या उजवीकडे असलेल्या त्रिकोणावर क्लिक करू. उघडलेल्या सूचीमध्ये, आपण पाहुलेले आयटम गहाळ आहे.
डेटा सत्यापन विंडो मधे व्हॅल्यू जोडल्यास काय करावे आणि अतिरिक्त टेबलच्या मदतीने काय करावे?
- ड्रॉप-डाउन सूचीसह टेबल श्रेणी निवडा आणि मूल्य तपासण्यासाठी विंडोवर जा, जसे आम्ही पूर्वी केले आहे. निर्दिष्ट विंडोमध्ये, विभागाकडे जा "पर्याय". क्षेत्रात "स्त्रोत" कर्सरसह आपण हटवू इच्छित असलेले मूल्य निवडा. नंतर बटणावर क्लिक करा हटवा कीबोर्डवर
- आयटम हटविल्यानंतर, वर क्लिक करा "ओके". आता आपण ड्रॉप-डाउन लिस्ट मध्ये नसू, जसे की मागील टेबल मध्ये आपण टेबल सह पाहिले आहे.
पूर्ण काढणे
त्याच वेळी, अशी परिस्थिती आहे जेथे ड्रॉप-डाउन सूची पूर्णपणे काढून टाकली पाहिजे. जर आपल्यास काही फरक पडत नाही की प्रविष्ट केलेला डेटा सेव्ह झाला असेल तर तो हटविणे खूप सोपे आहे.
- संपूर्ण अॅरे निवडा जेथे ड्रॉप-डाउन सूची स्थित आहे. टॅबवर जा "घर". चिन्हावर क्लिक करा "साफ करा"ब्लॉक मध्ये टेप वर ठेवली आहे जे संपादन. उघडणार्या मेनूमधील स्थिती निवडा "सर्व साफ करा".
- जेव्हा ही क्रिया निवडली जाते तेव्हा पत्रकाच्या निवडलेल्या घटकांमधील सर्व मूल्ये हटविली जातील, स्वरूपन साफ केले जाईल आणि याव्यतिरिक्त, कार्य करण्याचे मुख्य लक्ष्य साध्य केले जाईल: ड्रॉप-डाउन सूची काढली जाईल आणि आता आपण सेलमध्ये कोणतीही मूल्ये प्रविष्ट करू शकता.
याव्यतिरिक्त, वापरकर्त्यास प्रविष्ट केलेला डेटा जतन करण्याची आवश्यकता नसल्यास, ड्रॉप-डाउन सूची हटविण्यासाठी दुसरा पर्याय आहे.
- रिक्त सेल्सची श्रेणी निवडा, जे ड्रॉप-डाउन सूचीसह अॅरे घटकांच्या श्रेणीशी समतुल्य आहे. टॅबवर जा "घर" आणि तिथे आम्ही चिन्हावर क्लिक करू "कॉपी करा"जे क्षेत्रातील टेप वर स्थानिकीकृत आहे "क्लिपबोर्ड".
तसेच, या कारवाईऐवजी, आपण उजवे माऊस बटण असलेल्या सूचित खंडांवर क्लिक करुन पर्यायावर थांबू शकता "कॉपी करा".
निवडी नंतर त्वरित बटनांचा संच लागू करणे अगदी सोपे आहे. Ctrl + C.
- त्या नंतर, टेबल अॅरेचा त्या खंड निवडा जेथे ड्रॉप-डाउन घटक स्थित आहेत. आम्ही बटण दाबा पेस्ट कराटॅबमध्ये रिबन वर स्थानिकीकृत "घर" विभागात "क्लिपबोर्ड".
दुसरा पर्याय सिलेक्शनवर उजवे-क्लिक करणे आणि पर्यायवरील निवड थांबविणे आहे पेस्ट करा एका गटात "निमंत्रण पर्याय".
शेवटी, इच्छित सेल चिन्हांकित करणे आणि बटनांचे संयोजन टाइप करणे शक्य आहे. Ctrl + V.
- वरीलपैकी कोणत्याहीसाठी, व्हॅल्यू आणि ड्रॉप-डाउन सूच्या असणार्या सेलऐवजी, एक पूर्णपणे स्वच्छ खंड प्रविष्ट केला जाईल.
इच्छित असल्यास, आपण रिक्त श्रेणी समाविष्ट करू शकत नाही परंतु डेटासह एक कॉपी केलेला खंड. ड्रॉप-डाउन सूच्यांचे नुकसान म्हणजे आपण यादीत नसलेल्या डेटाचे व्यक्तिचलितरित्या प्रवेश करू शकत नाही परंतु आपण कॉपी आणि पेस्ट करू शकता. या प्रकरणात, डेटा तपासणी कार्य करणार नाही. शिवाय, आम्हाला आढळून आले की, ड्रॉप-डाउन सूचीची संरचना नष्ट केली जाईल.
बर्याचदा, आपल्याला अद्याप ड्रॉप-डाउन सूची काढून टाकण्याची आवश्यकता असते परंतु त्याच वेळी त्या वापरून प्रविष्ट केलेली मूल्ये आणि स्वरूपन सोडा. या प्रकरणात, निर्दिष्ट भरण्याचे साधन काढण्यासाठी अधिक योग्य क्रिया करणे आवश्यक आहे.
- संपूर्ण खंड निवडा ज्यामध्ये ड्रॉप-डाउन सूची असलेली वस्तू स्थित आहेत. टॅबवर जा "डेटा" आणि चिन्हावर क्लिक करा "डेटा सत्यापन"ज्याला आपण लक्षात ठेवतो, त्या गटातील टेपवर पोस्ट केले आहे "डेटासह कार्य करणे".
- एक सुप्रसिद्ध इनपुट सत्यापन विंडो उघडते. निर्दिष्ट साधनाच्या कोणत्याही विभागात असल्याने, आपल्याला एकच कृती करण्याची गरज आहे - बटणावर क्लिक करा. "सर्व साफ करा". तो खिडकीच्या डाव्या कोपर्यात स्थित आहे.
- त्यानंतर, क्रॉसच्या स्वरूपात किंवा वरच्या बाजूच्या वरच्या उजव्या कोपर्यातील मानक बंद बटणावर क्लिक करून डेटा सत्यापन विंडो बंद केली जाऊ शकते. "ओके" खिडकीच्या खाली.
- त्यानंतर ड्रॉप-डाउन सूची पूर्वी ठेवलेल्या कोणत्याही सेल्सची निवड करा. आपण पाहू शकता की आता सेल निवडताना एक संकेत किंवा त्रिकोणाच्या सेलच्या उजवीकडे कॉल करण्यासाठी एक त्रिकोण नाही. परंतु त्याच वेळी, स्वरूपन आणि सूची वापरुन प्रविष्ट केलेली सर्व मूल्ये बरकरार राहिली. याचा अर्थ असा आहे की आम्ही यशस्वीरित्या कार्यात सहभाग घेतला आहे: आम्हाला आवश्यक असलेली साधन हटविली गेली आहे परंतु त्याचे कार्य परिणाम निरंतर राहिले आहेत.
आपण पाहू शकता की, ड्रॉप-डाउन सूची डेटामध्ये डेटाचा परिचय करुन देण्यास तसेच चुकीच्या मूल्यांचा परिचय टाळण्यासाठी मोठ्या प्रमाणात सुविधा देऊ शकते. हे टेबल भरताना त्रुटींची संख्या कमी करेल. कोणतेही मूल्य जोडण्याची आवश्यकता असल्यास, आपण नेहमी संपादन प्रक्रिया करू शकता. संपादन पर्याय निर्मितीच्या पद्धतीवर अवलंबून असेल. सारणी भरल्यानंतर, आपण ड्रॉप-डाउन सूची काढू शकता, तरीही हे करणे आवश्यक नाही. बहुतेक वापरकर्त्यांनी डेटासह टेबल भरून काम पूर्ण केल्यावर ते सोडणे पसंत करतात.
