एक्सेलमध्ये कार्य करताना, काही सारण्या ऐवजी प्रभावशाली आकारात पोहोचतात. यामुळे दस्तऐवजाचा आकार वाढतो, कधीकधी एक डझन मेगाबाइट्स किंवा त्याहूनही अधिकपर्यंत पोहोचतो. एक्सेल वर्कबुकच्या वेटमध्ये वाढ केल्याने हार्ड डिस्कवर असलेल्या स्पेसच्या प्रमाणात वाढ होत नाही तर त्यापेक्षा वेगळ्या क्रिया आणि प्रक्रियेच्या गतीची गती कमी होते. सरळ सांगा, जेव्हा आपण अशा दस्तऐवजासह कार्य करता तेव्हा एक्सेल धीमे होते. म्हणूनच, अशा पुस्तके आकाराचे ऑप्टिमाइझिंग आणि कमी करण्याचा मुद्दा त्वरित बनतो. चला आपण Excel मध्ये फाईलचा आकार कसा कमी करू शकता ते पाहू.
पुस्तक आकार कमी करण्यासाठी प्रक्रिया
विस्तारीत फाइल एकाचवेळी अनेक दिशानिर्देशांमध्ये असावी. बर्याच वापरकर्त्यांचा अंदाज नाही, परंतु बर्याचदा एक्सेल वर्कबुकमध्ये बर्याच अनावश्यक माहिती असतात. जेव्हा एखादी फाइल लहान असते तेव्हा कोणीही त्यावर विशेष लक्ष देत नाही, परंतु जर कागदपत्र बोटीकारक असेल तर आपल्याला सर्व संभाव्य पॅरामीटर्ससह ते ऑप्टिमाइझ करणे आवश्यक आहे.
पद्धत 1: कार्यरत श्रेणी कमी करा
वर्किंग रेंज म्हणजे असा क्षेत्र ज्यामध्ये एक्सेल कार्य करतो. कागदजत्र पुन्हा तयार करताना, प्रोग्राम वर्कस्पेसच्या सर्व सेल्सची पुनर्रचना करतो. परंतु वापरकर्ता नेहमी कार्य करणार्या श्रेणीशी संबंधित नाही. उदाहरणार्थ, सारणीच्या खाली एक अज्ञातपणे सेट केलेली जागा कार्यरत श्रेणीचा आकार या जागेवर असलेल्या घटकावर विस्तार करेल. हे पुन्हा घडते की, एक्सेल प्रत्येक वेळी रिक्त पेशींच्या गुच्छांवर प्रक्रिया करेल. चला या विशिष्ट समस्येच्या उदाहरणाने आपण या समस्येचे निराकरण कसे करू शकता ते पाहू या.
- प्रथम, प्रक्रिया नंतर काय होईल याची तुलना करण्यासाठी ऑप्टिमायझेशनपूर्वी त्याचे वजन घ्या. हे टॅबवर हलवून करता येते "फाइल". विभागात जा "तपशील". उघडलेल्या खिडकीच्या उजव्या भागामध्ये पुस्तकाचे मुख्य गुणधर्म दर्शविले आहेत. गुणधर्मांची प्रथम वस्तू दस्तऐवजाचा आकार आहे. जसे आपण पाहू शकता, आमच्या बाबतीत 56.5 किलोबाइट्स आहे.
- सर्वप्रथम, शीटचे वास्तविक कार्यस्थान ज्या वापरकर्त्यास खरोखर आवश्यक आहे त्याच्यापेक्षा वेगळे कसे करावे हे आपण शोधून काढले पाहिजे. हे करणे सोपे आहे. आम्ही टेबलच्या कोणत्याही सेलमध्ये होतो आणि की एकत्रीकरण टाइप करतो Ctrl + शेवट. एक्सेल त्वरीत शेवटच्या सेलवर जाता येते, ज्याला प्रोग्राम वर्कस्पेसचे अंतिम घटक म्हणून विचारात घेते. आपण पाहू शकता की, आमच्या विशिष्ट प्रकरणात, ही लाइन 913383 आहे. दिलेली टेबल केवळ पहिल्या सहा ओळींवरच ठेवली जाते, असे म्हटले जाऊ शकते की 913377 रेषा वास्तविकता एक निरुपयोगी भार आहे जी केवळ फाइल आकार वाढवत नाही, परंतु कोणत्याही कारवाईच्या वेळी प्रोग्रामच्या संपूर्ण श्रेणीची सतत पुनरावृत्ती झाल्यास दस्तऐवजावरील कामामध्ये मंदावली जाते.
खरेतर, खरं तर, वास्तविक कार्यरत श्रेणी आणि एक एक्सेल यांच्यात इतका मोठा फरक लागतो ही अतिशय दुर्मिळ आहे आणि स्पष्टतेसाठी आम्ही अशा मोठ्या संख्येने ओळी घेतल्या. तथापि, कधीकधी असेही प्रकरण असतात जेव्हा पत्रकाच्या संपूर्ण क्षेत्राला कार्य क्षेत्र मानले जाते.
- या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी, आपल्याला प्रथम रिक्त आणि शीटच्या शेवटीपासून सर्व ओळी, हटविणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, प्रथम सेल निवडा जे टेबलच्या तळाशी तत्काळ स्थित आहे आणि की संयोजना टाइप करा Ctrl + Shift + खाली बाण.
- जसे आपण पाहू शकता, त्या नंतर निर्दिष्ट केलेल्या सेलपासून आणि साऱ्या समाप्तीपासून, प्रथम स्तंभातील सर्व घटक निवडले गेले. मग उजव्या माऊस बटणासह सामग्रीवर क्लिक करा. उघडलेल्या संदर्भ मेनूमध्ये, आयटम निवडा "हटवा".
अनेक वापरकर्ते बटण क्लिक करून हटविण्याचा प्रयत्न करतात. हटवा कीबोर्डवर, परंतु हे बरोबर नाही. ही क्रिया सेल्सची सामग्री साफ करते परंतु स्वतःस हटवत नाही. म्हणून, आमच्या बाबतीत हे मदत करणार नाही.
- आम्ही आयटम निवडल्यानंतर "हटवा ..." संदर्भ मेनूमध्ये, एक लहान सेल काढण्याची विंडो उघडेल. आम्ही त्यास स्थानावर स्विच केले "स्ट्रिंग" आणि बटणावर क्लिक करा "ओके".
- निवडलेल्या श्रेणीची सर्व ओळी हटविली गेली आहेत. विंडोच्या वरील डाव्या कोपर्यात असलेल्या डिस्केट चिन्हावर क्लिक करुन पुस्तक वाचविणे सुनिश्चित करा.
- आता आपण हे कसे केले ते पाहू या. सारणीमधील कोणताही सेल निवडा आणि शॉर्टकट टाइप करा Ctrl + शेवट. जसे आपण पाहू शकता, Excel ने टेबलच्या अंतिम सेलची निवड केली आहे, याचा अर्थ असा आहे की आता हे शीटच्या कार्यक्षेत्राचे अंतिम घटक आहे.
- आता आम्ही या विभागाकडे जातो "तपशील" टॅब "फाइल"आमच्या दस्तऐवजाचे वजन किती कमी केले आहे ते शोधण्यासाठी. जसे आपण पाहू शकता, ते आता 32.5 केबी आहे. लक्षात घ्या की ऑप्टिमायझेशन प्रक्रियेपूर्वी त्याचे आकार 56.5 केबी होते. म्हणून, ते 1.7 पटांपेक्षा कमी झाले. परंतु या प्रकरणात, मुख्य यश फाइलच्या वजनमध्ये देखील कमी होत नाही, परंतु वास्तविकतेने न वापरलेल्या श्रेणीचे वर्णन करण्यापासून प्रोग्रामला आता मुक्त केले गेले आहे, जे दस्तऐवज प्रक्रियेची गती लक्षणीयरित्या वाढवेल.
जर पुस्तकात आपण काम करत असलेल्या अनेक शीट्स असतील तर आपल्याला त्या प्रत्येकासह समान प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे. हे दस्तऐवजाचा आकार कमी करेल.
पद्धत 2: अनावश्यक स्वरूपण दूर करा
एक्सेल डॉक्युमेंट बनविणारा आणखी एक महत्वाचा घटक अनावश्यक स्वरुपन आहे. यामध्ये विविध प्रकारचे फॉन्ट्स, सीमा, संख्या स्वरूप वापरणे समाविष्ट आहे परंतु सर्व प्रथम विविध रंगांसह सेल भरण्याशी संबंधित आहे. म्हणून आपण फाइल स्वरूपित करण्यापूर्वी, आपल्याला दोनदा विचार करणे आवश्यक आहे आणि हे करणे किंवा ते या प्रक्रियेशिवाय करणे आवश्यक आहे की आपण सहजपणे करू शकता.
हे विशेषत: मोठ्या प्रमाणावर माहिती असलेल्या पुस्तके सत्य आहे, जे आधीपासूनच आपल्याकडे एक मोठा आकार आहे. पुस्तकात स्वरुपन जोडल्याने त्याचे वजन अनेक वेळा वाढू शकते. म्हणून केवळ कागदजत्र आणि फाइल आकारात माहितीच्या दृश्यमानतेच्या दरम्यान "सुवर्ण माध्यमे" निवडणे आवश्यक आहे, जेथे केवळ आवश्यकतेनुसार फॉर्मेटिंग लागू करणे आवश्यक आहे.
स्वरुपन, वजन वाढविण्यासारखे दुसरे घटक हे आहे की काही वापरकर्ते "मार्जिनसह" सेल फॉर्मेट करणे पसंत करतात. म्हणजे, टेबलमध्ये नवीन पंक्ती जोडल्या गेल्यानंतर, प्रत्येक वेळी ते पुन्हा स्वरूपित करणे आवश्यक नाही, ही अपेक्षा असते की ते केवळ सारणीच नव्हे तर तिच्या अंतर्गत असलेल्या श्रेणी, कधीकधी अगदी शीटच्या शेवटी देखील स्वरूपित करतात.
परंतु नवीन ओळ जोडल्या जातील आणि किती जोडल्या जातील हे माहित नाही, आणि अशा प्राथमिक स्वरुपणाने आपण अद्याप फाइल तयार कराल, ज्यामुळे या दस्तऐवजासह कामाच्या गतीने नकारात्मक परिणाम होईल. म्हणून, आपण सारणीमध्ये समाविष्ट नसलेल्या रिक्त सेलवर स्वरूपन लागू केले असल्यास, आपण ते निश्चितपणे काढून टाकावे.
- सर्व प्रथम, आपल्याला डेटासह श्रेणी खाली असलेल्या सर्व सेल निवडण्याची आवश्यकता आहे. हे करण्यासाठी, उभ्या समन्वय पॅनलवरील पहिल्या रिकाम्या ओळीच्या संख्येवर क्लिक करा. संपूर्ण ओळ ठळक केली आहे. यानंतर हॉट कळ संयोजन जो आपल्याला आधीपासून माहित आहे. Ctrl + Shift + खाली बाण.
- त्यानंतर, डेटा भरलेल्या टेबलच्या भागाच्या खाली असलेली संपूर्ण श्रेणी हायलाइट केली आहे. टॅबमध्ये असणे "घर" चिन्हावर क्लिक करा "साफ करा"जे साधने ब्लॉक मध्ये टेप वर स्थित आहे संपादन. एक छोटा मेनू उघडतो. त्यात एक स्थान निवडा "स्पष्ट स्वरूप".
- निवडलेल्या श्रेणीच्या सर्व सेल्समध्ये या क्रियेनंतर, स्वरूपण काढले जाईल.
- त्याच प्रकारे आपण टेबलमध्ये अनावश्यक स्वरुपण काढू शकता. हे करण्यासाठी, आम्ही स्वतंत्र सेल्स किंवा एक श्रेणी जी निवडतो ज्यामध्ये आम्ही स्वरूपन कमीतकमी उपयुक्त असल्याचे मानतो, बटणावर क्लिक करा. "साफ करा" टेपवर आणि सूचीमधून, आयटम निवडा "स्पष्ट स्वरूप".
- आपण पाहू शकता की, सारणीच्या निवडलेल्या श्रेणीमधील स्वरुपन पूर्णपणे काढून टाकले गेले आहे.
- यानंतर, आम्ही या श्रेणीवर काही स्वरूपन घटक परत मिळवितो जे आम्ही उचित मानतो: सीमा, अंकीय स्वरूप इ.
वरील चरणे एक्सेल वर्कबुकच्या आकारात लक्षणीय घट करण्यात आणि त्यातील कार्य वेगाने करण्यास मदत करतील. परंतु दस्तऐवजाची अनुकूलता करण्यासाठी वेळ घालविण्याऐवजी प्रारंभिकपणे केवळ योग्य आणि आवश्यक असलेल्या स्वरूपनांचा वापर करणे चांगले आहे.
पाठः एक्सेल सारण्या स्वरूपित करणे
पद्धत 3: दुवे हटवा
काही कागदजत्रांमध्ये, खूप मोठी दुवे, जिथे मूल्य ओलांडते. यामुळे त्यांच्या कामाची गती गंभीरपणे कमी होते. इतर पुस्तकांमधील बाह्य दुवे या शोस विशेषतः दृढतेने प्रभावित करतात, तथापि अंतर्गत दुव्यांवरील गतीवर नकारात्मक प्रभाव देखील असतो. जर स्त्रोत ज्या लिंककडून माहिती घेते ती सतत अद्ययावत केली जात नाही तर, त्यास सामान्य मूल्यांसह सेलमधील संदर्भ पत्ते पुनर्स्थित करणे अर्थपूर्ण आहे. हे दस्तऐवजाच्या कामाची गती वाढवू शकते. आपण विशिष्ट सेलमध्ये दुवा किंवा मूल्य असल्याचे पहाल; आपण घटक निवडल्यानंतर फॉर्मूला बारमध्ये आहात.
- दुवे असलेले क्षेत्र निवडा. टॅबमध्ये असणे "घर"बटणावर क्लिक करा "कॉपी करा" जे सेटिंग ग्रुपमध्ये रिबनवर स्थित आहे "क्लिपबोर्ड".
वैकल्पिकरित्या, श्रेणी निवडल्यानंतर आपण हॉट किजचे संयोजन वापरू शकता. Ctrl + C.
- आम्ही डेटा कॉपी केल्यावर, क्षेत्रामधून निवड काढून टाकू नका, परंतु उजवे माउस बटणावर क्लिक करा. संदर्भ मेनू लाँच केला आहे. ब्लॉक मध्ये "निमंत्रण पर्याय" चिन्हावर क्लिक करणे आवश्यक आहे "मूल्ये". दर्शविलेल्या आकड्यांसह चित्रालेख दिसत आहे.
- त्यानंतर, निवडलेल्या क्षेत्रातील सर्व दुवे सांख्यिकीय मूल्यांसह पुनर्स्थित केले जातील.
परंतु आम्ही लक्षात ठेवले पाहिजे की एक्सेल वर्कबुक अनुकूलित करण्याचा हा पर्याय नेहमीच स्वीकार्य नाही. हे केवळ तेव्हाच वापरले जाऊ शकते जेव्हा मूळ स्त्रोतातील डेटा गतिशील नसतो, म्हणजेच, वेळानुसार बदलत नाही.
पद्धत 4: स्वरूप बदल
फाइल आकारात लक्षणीय घट कमी करण्याचा दुसरा मार्ग म्हणजे त्याचे स्वरूप बदलणे. ही पद्धत कदाचित इतरांना पुस्तक संकुचित करण्यापेक्षा अधिक मदत करते, जरी उपरोक्त प्रस्तुत पर्यायांनी संयोजनात वापरण्याची आवश्यकता असेल.
एक्सेलमध्ये, "नेटिव्ह" फाइल स्वरूप आहेत - xls, xlsx, xlsm, xlsb. एक्सेल 2003 च्या आधीच्या आवृत्त्यासाठी xls स्वरूप हा मूळ विस्तार होता. हे आधीपासूनच कालबाह्य झाले आहे, परंतु तरीही बर्याच वापरकर्त्यांनी अद्याप अर्ज करणे सुरू ठेवले आहे. याव्यतिरिक्त, आपल्याला बर्याच वर्षांपूर्वी आधुनिक स्वरुपाच्या कमतरतेच्या वेळेत देखील जुन्या फायलींसह कार्य करण्यास परत जावे लागले असते. एक्सेल दस्तऐवजांच्या नंतरच्या आवृत्त्या कशा हाताळायच्या हे माहित नसलेल्या बर्याच तृतीय-पक्षीय प्रोग्राम या विस्तारासह पुस्तके कार्य करतात हे तथ्य सांगू नका.
एक्सएलएसएक्स स्वरूपाच्या आधुनिक अॅनालॉगपेक्षा एक्सएलएस एक्सटेन्शन असलेले पुस्तक बरेच मोठे आकार आहे, जे सध्या एक्सेलचा मुख्य वापर करते. सर्वप्रथम, हे खरं आहे की xlsx फायली खरं तर संकुचित आर्काइव आहेत. म्हणून आपण जर xls विस्तार वापरता, परंतु पुस्तकाचे वजन कमी करू इच्छित असाल तर ते केवळ xlsx स्वरूपात जतन करुन हे केले जाऊ शकते.
- Xls स्वरूप पासून xlsx स्वरूपात एक कागदजत्र रूपांतरित करण्यासाठी, टॅबवर जा "फाइल".
- उघडणार्या विंडोमध्ये, विभागाकडे ताबडतोब लक्ष द्या "तपशील"जेथे हे दर्शविले जाते की सध्या कागदपत्रांचा वजन 40 केबी आहे. पुढे, नावावर क्लिक करा "म्हणून जतन करा ...".
- एक जतन विंडो उघडते. आपण इच्छित असल्यास, आपण त्यात नवीन निर्देशिकावर जाऊ शकता परंतु बहुतेक वापरकर्त्यांसाठी नवीन कागदजत्र स्त्रोत सारख्याच ठिकाणी संचयित करणे अधिक सोयीस्कर आहे. इच्छित असल्यास, पुस्तक नाव "फाइल नाव" फील्डमध्ये बदलले जाऊ शकते, जरी आवश्यक नसते. या प्रक्रियेत सर्वात महत्वाचे म्हणजे फील्डमध्ये ठेवणे "फाइल प्रकार" अर्थ "एक्सेल वर्कबुक (.xlsx)". त्यानंतर, आपण बटण दाबा "ओके" खिडकीच्या खाली.
- बचत झाल्यानंतर, विभागात जा "तपशील" टॅब "फाइल"वजन कसे कमी केले आहे हे पाहण्यासाठी. आपण पाहू शकता की, रूपांतरण प्रक्रियापूर्वी 40 केबीच्या तुलनेत आता 13.5 केबी आहे. म्हणजेच, आधुनिक स्वरूपात फक्त एक संरक्षणामुळे आम्ही पुस्तक जवळजवळ तीन वेळा संकुचित करू शकू.
याव्यतिरिक्त, एक्सेलमध्ये आणखी एक आधुनिक xlsb स्वरूप किंवा बायनरी पुस्तक आहे. यात, दस्तऐवज बायनरी एन्कोडिंगमध्ये संग्रहित आहे. या फायली xlsx पुस्तकेपेक्षा अगदी कमी आहेत. याव्यतिरिक्त, ज्या भाषेत ते लिहीलेले आहेत ते एक्सेलच्या जवळ आहे. म्हणून, ते कोणत्याही अन्य विस्तारापेक्षा वेगवान अशा पुस्तके सह कार्य करते. त्याच वेळी, कार्यक्षमतेच्या दृष्टीने निर्दिष्ट केलेल्या स्वरूपनाचे पुस्तक आणि विविध साधने (स्वरूपन, कार्ये, ग्राफिक्स इ.) वापरण्याची शक्यता xlsx स्वरूपापेक्षा कमी नाही आणि xls स्वरूपापेक्षा अधिक आहे.
एक्सेलमध्ये xlsb डीफॉल्ट स्वरूप बनविण्याचे मुख्य कारण म्हणजे ते तृतीय-पक्ष प्रोग्राम सहसा कार्य करीत नाहीत. उदाहरणार्थ, आपल्याला Excel पासून 1C प्रोग्राममध्ये माहिती निर्यात करण्याची आवश्यकता असल्यास, हे xlsx किंवा xls दस्तऐवजांसह केले जाऊ शकते, परंतु xlsb सह नाही. परंतु, आपण कोणत्याही तृतीय-पक्षाच्या प्रोग्रामवर डेटा स्थानांतरित करण्याची योजना नसल्यास, आपण दस्तऐवजास xlsb स्वरूपनात सुरक्षितपणे जतन करू शकता. हे आपल्याला दस्तऐवजाचा आकार कमी करण्यास आणि त्यातील कार्य गती वाढविण्यास अनुमती देईल.
Xlsb विस्तारामध्ये फाइल जतन करण्याची प्रक्रिया xlsx विस्तारासाठी आम्ही केलेल्या समान आहे. टॅबमध्ये "फाइल" आयटम वर क्लिक करा "म्हणून जतन करा ...". क्षेत्रात उघडलेल्या जतन विंडोमध्ये "फाइल प्रकार" पर्याय निवडण्याची गरज आहे "एक्सेल बायनरी वर्कबुक (* .xlsb)". नंतर बटणावर क्लिक करा. "जतन करा".
आम्ही विभागामधील दस्तऐवजाचे वजन पाहतो. "तपशील". जसे आपण पाहू शकता, तो आणखी कमी झाला आहे आणि आता केवळ 11.6 केबी आहे.
थोडक्यात सांगायचे तर, आपण असे म्हणू शकता की जर आपण एखाद्या स्वरूपात फाइलसह काम करीत असाल तर, त्याचे आकार कमी करण्याचा सर्वात प्रभावी मार्ग म्हणजे आधुनिक xlsx किंवा xlsb स्वरूपनामध्ये पुन्हा जतन करणे. आपण आधीच या फाइल विस्तार वापरत असल्यास, त्यांचे वजन कमी करण्यासाठी, आपण कार्यक्षेत्र योग्यरित्या कॉन्फिगर करावे, अनावश्यक स्वरूपन आणि अनावश्यक दुवे काढून टाका. जर आपण या सर्व कृती एखाद्या कॉम्प्लेक्समध्ये करत असाल तर आपल्याला सर्वात मोठा परतावा मिळेल आणि केवळ एका पर्यायावर मर्यादा घालू नका.
