आवश्यक असल्यास, आउटलुक ईमेल टूलकिट आपल्याला भिन्न फाईलमध्ये संपर्कांसह, विविध डेटा जतन करण्यास परवानगी देतो. वापरकर्त्याने आउटलुकच्या दुसर्या आवृत्तीवर स्विच करण्याचा निर्णय घेतला असल्यास किंवा आपण दुसर्या ईमेल प्रोग्राममध्ये संपर्क स्थानांतरीत करणे आवश्यक असल्यास हे वैशिष्ट्य उपयुक्त ठरेल.
या मॅन्युअलमध्ये आपण बाह्य फाईलमध्ये संपर्क कसे आयात करू शकता ते पाहू. आणि आम्ही एमएस आऊटलुक 2016 च्या उदाहरणावर हे करू.
आता "फाइल" मेनूमधून सुरूवात करू या, जेथे आपण "Open and Export" सेक्शन वर जाऊ. येथे आम्ही "आयात आणि निर्यात" बटण दाबा आणि डेटा निर्यात सेट अप करण्यासाठी पुढे जा.
आम्ही संपर्क डेटा जतन करू इच्छित असल्याने, या विंडोमध्ये "फाइल निर्यात करा" आयटम निवडा आणि "पुढील" बटण क्लिक करा.
आता तयार करण्यासाठी फाइल प्रकार निवडा. येथे फक्त दोन प्रकार दिले जातात. पहिले "कॉमा सेपरेटेड व्हॅल्यूज" म्हणजेच सीएसव्ही फाइल आहे. आणि दुसरी म्हणजे "आउटलुक डेटा फाइल".
प्रथम प्रकारचे फाइल्सचा वापर सीएसव्ही फाइल स्वरूपनांसह कार्य करू शकणार्या इतर अनुप्रयोगांवर डेटा स्थानांतरीत करण्यासाठी केला जाऊ शकतो.
CSV फाइलमध्ये संपर्क निर्यात करण्यासाठी, "कॉमा सेपरेटेड व्हॅल्यूज" आयटम निवडा आणि "पुढील" बटणावर क्लिक करा.
येथे फोल्डरच्या ट्रीमध्ये "आउटलुक डेटा फाइल" विभागात "संपर्क" निवडा आणि "पुढील" बटणावर क्लिक करून पुढील चरणावर जा.
आता ते फोल्डर जतन करणे आहे जेथे फाइल जतन केली जाईल आणि ते नाव देऊ शकेल.
येथे आपण योग्य बटणावर क्लिक करून जुळणारे फील्ड सानुकूलित करू शकता. किंवा मागील चरणात निर्दिष्ट केलेल्या फोल्डरमध्ये फाइल तयार करण्यासाठी "समाप्त करा" आणि आउटलुक क्लिक करा.
आपण Outlook च्या दुसर्या आवृत्तीवर संपर्क डेटा निर्यात करण्याची योजना आखत असल्यास, या प्रकरणात आपण "आउटलुक डेटा फाइल (.pst)" आयटम निवडू शकता.
त्यानंतर, "आउटलुक डेटा फाइल" शाखेत "संपर्क" फोल्डर निवडा आणि पुढील चरणावर जा.
निर्देशिका आणि फाइल नाव निर्दिष्ट करा. आणि डुप्लिकेटसह क्रिया निवडा आणि अंतिम चरणावर जा.
आता आपल्याला डुप्लिकेट संपर्कांसाठी तीन उपलब्ध क्रियांपैकी एक निवडण्याची आवश्यकता आहे आणि "समाप्त करा" बटण क्लिक करा.
अशा प्रकारे, संपर्क डेटा निर्यात करणे अगदी सोपे आहे - फक्त काही चरण. त्याचप्रमाणे, आपण मेल क्लायंटच्या नंतरच्या आवृत्त्यांमध्ये डेटा निर्यात करू शकता. तथापि, येथे वर्णन केल्यानुसार निर्यात प्रक्रिया किंचित भिन्न असू शकते.
