मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस पॅकेजमध्ये, डेटाबेस तयार करण्यासाठी आणि त्यांच्यासोबत कार्य करण्यासाठी एक विशेष कार्यक्रम आहे - प्रवेश. तरीही, या प्रयोजनासाठी अनेक वापरकर्ते त्यांच्यासाठी अधिक परिचित अनुप्रयोग - एक्सेल वापरण्यास प्राधान्य देतात. हे लक्षात घ्यावे की या प्रोग्राममध्ये पूर्ण-डेटाबेस (डीबी) तयार करण्यासाठी सर्व साधने आहेत. हे कसे करावे ते शोधूया.
निर्मिती प्रक्रिया
एक्सेल डेटाबेस एक पत्रक आणि स्तंभांच्या पंक्तीमध्ये वितरित माहितीचा संरचित संच आहे.
विशेष शब्दावलीनुसार डेटाबेस डेटाबेसचे नाव दिले जाते "रेकॉर्ड". प्रत्येक एंट्रीमध्ये वैयक्तिक ऑब्जेक्ट बद्दल माहिती असते.
स्तंभ म्हणतात "फील्ड". प्रत्येक फील्डमध्ये सर्व रेकॉर्डसाठी एक वेगळे पॅरामीटर असते.
अर्थात, Excel मधील कोणत्याही डेटाबेसचे फ्रेम नियमित सारणी आहे.
टेबल तयार करणे
तर सर्व प्रथम आपल्याला एक टेबल तयार करणे आवश्यक आहे.
- डेटाबेसच्या फील्ड (स्तंभ) शीर्षलेख प्रविष्ट करा.
- आम्ही डेटाबेस रेकॉर्ड (ओळी) नाव भरतो.
- आम्ही डेटाबेस भरण्यासाठी पुढे जा.
- डेटाबेस भरल्यानंतर, आम्ही त्या माहितीमध्ये आमच्या विवेकबुद्धीनुसार (फॉन्ट, सीमा, भरणे, निवड, सेलशी संबंधित मजकूर स्थिती इत्यादी) स्वरूपित करतो.
हे डेटाबेस फ्रेमवर्क तयार करणे पूर्ण करते.
पाठः Excel मध्ये स्प्रेडशीट कसे बनवायचे
डेटाबेस विशेषता देणे
एक्सेलला टेबल सारखाच नाही तर केवळ सेलच्या रूपात, डेटाबेससारख्या रूपात, योग्य गुणधर्म असाइन करणे आवश्यक आहे.
- टॅब वर जा "डेटा".
- सारणीची संपूर्ण श्रेणी निवडा. उजवे माऊस बटण क्लिक करा. संदर्भ मेनूमध्ये, बटणावर क्लिक करा "एक नाव द्या ...".
- आलेख मध्ये "नाव" आम्ही ज्याला डेटाबेस कॉल करायचा आहे त्याचे नाव निर्दिष्ट करा. एक पूर्वस्थिती अशी आहे की नाव पत्राने सुरु होणे आवश्यक आहे आणि रिक्त स्थान असू नये. आलेख मध्ये "श्रेणी" आपण टेबल क्षेत्राचा पत्ता बदलू शकता, परंतु आपण योग्यरित्या निवडल्यास, आपल्याला येथे काहीही बदलण्याची आवश्यकता नाही. वैकल्पिकरित्या, आपण स्वतंत्र फील्डमध्ये नोट निर्दिष्ट करू शकता परंतु हे पॅरामीटर वैकल्पिक आहे. सर्व बदल झाल्यानंतर, बटणावर क्लिक करा. "ओके".
- बटणावर क्लिक करा "जतन करा" खिडकीच्या शीर्षस्थानी किंवा कीबोर्ड शॉर्टकट टाइप करा Ctrl + S, हार्ड डिस्कवर किंवा पीसीशी जोडण्यायोग्य काढता येण्याजोग्या माध्यमांवर डेटाबेस जतन करण्यासाठी.
आपण असे म्हणू शकतो की त्यानंतर आपल्याकडे आधीच तयार डेटाबेस आहे. अशा परिस्थितीत देखील सध्या सादर केले जाणे शक्य आहे, परंतु बर्याच संधी कापल्या जातील. डेटाबेस खाली अधिक कार्यक्षम कसे बनवायचे हे आम्ही खाली वर्णन करतो.
क्रमवारी लावा आणि फिल्टर करा
सर्व प्रथम डेटाबेससह कार्य करणे, रेकॉर्ड करणे, निवडणे आणि क्रमवारी लावणे या शक्यतेस प्रदान करते. चला या फंक्शन्सला आमच्या डेटाबेसमध्ये जोडू.
- आम्ही ऑर्डर आयोजित करणार आहोत त्या क्षेत्राची माहिती निवडा. टॅबमध्ये रिबनवर स्थित "क्रमवारी" बटणावर क्लिक करा "डेटा" साधने ब्लॉक मध्ये "क्रमवारी लावा आणि फिल्टर करा".
जवळजवळ कोणत्याही पॅरामीटर्सवर क्रमवारी लावली जाऊ शकते:
- वर्णक्रमानुसार नाव
- तारीख
- क्रमांक इ.
- पुढील विंडो क्रमवारी लावण्यासाठी केवळ निवडलेल्या क्षेत्राचा वापर करावा किंवा स्वयंचलितपणे विस्तृत करावा हे विचारेल. स्वयंचलित विस्तार निवडा आणि बटणावर क्लिक करा. "क्रमवारी ...".
- क्रमवारी सेटिंग्ज विंडो उघडते. क्षेत्रात "क्रमवारी लावा" ज्या फील्डवर ते आयोजित केले जाईल त्याचे नाव निर्दिष्ट करा.
- क्षेत्रात "क्रमवारी लावा" ते कसे केले जाईल ते निश्चित करते. डेटाबेससाठी, निवडण्याचा सर्वोत्तम पर्याय आहे "मूल्ये".
- क्षेत्रात "ऑर्डर" क्रमवारी लावण्याचा क्रम निर्दिष्ट करा. विविध प्रकारच्या माहितीसाठी, या विंडोमध्ये वेगवेगळे मूल्य प्रदर्शित केले जातात. उदाहरणार्थ, मजकूर डेटासाठी, हे मूल्य असेल "ए पासून झहीर" किंवा "झेड टू ए", आणि अंकीय साठी - "चढते" किंवा "उतरणे".
- हे सुनिश्चित करणे महत्वाचे आहे "माझ्या डेटामध्ये शीर्षलेख आहेत" तिथे एक टिक्क होती. नसल्यास आपल्याला ठेवणे आवश्यक आहे.
सर्व आवश्यक बाबींमध्ये प्रवेश केल्यानंतर, बटणावर क्लिक करा "ओके".
त्यानंतर, डेटाबेसमधील माहिती निर्दिष्ट सेटिंग्जनुसार क्रमवारी लावली जाईल. या प्रकरणात, आम्ही एंटरप्राइझच्या कर्मचार्यांच्या नावांनी क्रमवारी लावली.
- एक्सेल डेटाबेसमध्ये काम करताना सर्वात सोयीस्कर साधने एक ऑटो फिल्टर आहे. डेटाबेसच्या संपूर्ण श्रेणी आणि सेटिंग्ज ब्लॉकमध्ये निवडा "क्रमवारी लावा आणि फिल्टर करा" बटणावर क्लिक करा "फिल्टर".
- आपण हे पाहू शकता की, उलटा त्रिकोणांच्या रूपात फील्डच्या नावांसह सेल्समध्ये चिन्ह दिसले. स्तंभाच्या चिन्हावर क्लिक करा ज्यांचे मूल्य आम्ही फिल्टर करणार आहोत. उघडलेल्या विंडोमध्ये आम्ही त्या मूल्यांकडून चेक मार्क काढून टाकतो, ज्या नोंदी आम्ही लपवू इच्छितो. निवड केल्यानंतर, बटणावर क्लिक करा. "ओके".
जसे आपण पाहू शकता, त्या नंतर ज्या मूल्यांनी आम्ही मूल्यमापन काढले त्या मूल्यांमधून टेबल लपविल्या होत्या.
- पडद्यावर सर्व डेटा परत आणण्यासाठी, ज्या स्तंभावर फिल्टरिंग केले गेले त्या स्तंभाच्या चिन्हावर क्लिक करा आणि उघडलेल्या विंडोमध्ये, सर्व आयटमच्या समोर असलेले सर्व चेकबॉक्स तपासा. नंतर बटणावर क्लिक करा "ओके".
- फिल्टरिंग पूर्णपणे काढून टाकण्यासाठी, बटणावर क्लिक करा. "फिल्टर" टेपवर
पाठः Excel मध्ये डेटा क्रमवारी लावा आणि फिल्टर करा
शोध
जर मोठा डेटाबेस असेल तर विशेष साधनांच्या सहाय्याने हे शोधणे सोयीस्कर आहे.
- हे करण्यासाठी टॅबवर जा "घर" आणि साधने ब्लॉक मध्ये टेप वर संपादन बटण दाबा "शोधा आणि हायलाइट करा".
- एक विंडो उघडते ज्यामध्ये आपल्याला इच्छित मूल्य निर्दिष्ट करण्याची आवश्यकता असते. त्यानंतर, बटणावर क्लिक करा "पुढील शोधा" किंवा "सर्व शोधा".
- पहिल्या प्रकरणात, निर्दिष्ट सेल असलेली प्रथम सेल सक्रिय होते.
दुसऱ्या प्रकरणात, या मूल्यासह असलेल्या सेलची संपूर्ण यादी उघडली आहे.
पाठः Excel मध्ये शोध कसा करावा
पिंगिंग क्षेत्रे
रेकॉर्ड आणि फील्ड नावासह सेल निराकरण करण्यासाठी डेटाबेस तयार करताना सोयीस्कर. मोठ्या बेस सह कार्य करताना - ही फक्त एक पूर्व आवश्यकता आहे. अन्यथा, कोणत्या पंक्ती किंवा स्तंभात एका विशिष्ट मूल्याशी संबंधित आहे हे पाहण्यासाठी आपल्याला सतत पत्रकाद्वारे वेळ स्क्रोलिंग करणे आवश्यक राहील.
- सेल, वरील आणि डावीकडील क्षेत्र निवडा ज्याचा आपण निराकरण करू इच्छिता. ते हेडरच्या खाली आणि प्रवेश नावाच्या उजवीकडे उजवीकडे ताबडतोब स्थित केले जाईल.
- टॅबमध्ये असणे "पहा" बटणावर क्लिक करा "क्षेत्र पिन करा"जे टूल ग्रुपमध्ये आहे "विंडो". ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये, मूल्य निवडा "क्षेत्र पिन करा".
डेटा शीटवर आपण किती दूर स्क्रोल करता हे महत्त्वाचे नसले तरी आता फील्ड आणि रेकॉर्डचे नावे आपल्या डोळ्यासमोर असतील.
पाठः Excel मधील क्षेत्र कसे निराकरण करावे
ड्रॉप डाउन यादी
सारणीच्या काही फील्डसाठी, ड्रॉप-डाउन सूची व्यवस्थापित करण्यासाठी ते सर्वोत्कृष्ट होईल जेणेकरुन वापरकर्ते नवीन रेकॉर्ड जोडुन केवळ काही निश्चित मापदंड निर्दिष्ट करू शकतील. हे फील्डसाठी, उदाहरणार्थ, सत्य आहे "पॉल". शेवटी, केवळ दोन पर्याय असू शकतात: नर व मादी.
- अतिरिक्त यादी तयार करा. सर्वात सोयीस्कर ते दुसर्या पत्रकावर ठेवले जाईल. त्यामध्ये आम्ही मूल्यांची सूची निर्दिष्ट करतो जी ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये दिसून येईल.
- ही यादी निवडा आणि उजव्या माऊस बटणावर क्लिक करा. दिसत असलेल्या मेनूमध्ये आयटम निवडा "एक नाव द्या ...".
- आम्हाला आधीच परिचित विंडो उघडते. योग्य क्षेत्रात, उपरोक्त चर्चा केलेल्या अटींनुसार, आमच्या श्रेणीला नाव द्या.
- आम्ही डेटाबेससह शीटवर परत आलो आहोत. श्रेणी निवडा ज्यावर ड्रॉप-डाउन सूची लागू केली जाईल. टॅब वर जा "डेटा". आम्ही बटण दाबा "डेटा सत्यापन"जे साधने ब्लॉक मध्ये टेप वर स्थित आहे "डेटासह कार्य करणे".
- दृश्यमान मूल्य चेक विंडो उघडते. क्षेत्रात "डेटा प्रकार" स्विच वर स्थान सेट करा "सूची". क्षेत्रात "स्त्रोत" चिन्ह सेट करा "=" आणि त्यानंतर लगेचच, स्पेस शिवाय, ड्रॉप-डाउन सूचीचे नाव लिहा जे आम्ही त्याला थोडी उच्च दिले. त्यानंतर, बटणावर क्लिक करा "ओके".
आता, जेव्हा आपण निर्बंध सेट केलेल्या श्रेणीमध्ये डेटा प्रविष्ट करण्याचा प्रयत्न करता तेव्हा एक सूची दिसेल जी आपण स्पष्टपणे परिभाषित मूल्यांमध्ये निवडू शकता.
आपण या सेल्समध्ये मनमाना वर्ण लिहिण्याचा प्रयत्न केल्यास, एक त्रुटी संदेश दिसेल. आपल्याला परत यावे आणि योग्य प्रवेश द्यावा लागेल.
पाठः Excel मध्ये ड्रॉप-डाउन सूची कशी तयार करावी
निश्चितच, एक्सेल डेटाबेसची निर्मिती करण्यासाठी विशेष क्षमतेच्या क्षमतेमध्ये कमी आहे. तथापि, यात एक टूलकिट आहे जे बहुतेक प्रकरणांमध्ये डेटाबेस तयार करणार्या वापरकर्त्यांच्या गरजा पूर्ण करेल. विशेष अनुप्रयोगांच्या तुलनेत एक्सेल वैशिष्ट्यांचा तथ्य सामान्य वापरकर्त्यांना अधिक चांगले माहित आहे, या संदर्भात, मायक्रोसॉफ्टच्या विकासास काही फायदे देखील आहेत.
